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FRAGEN & ANTWORTEN ZUR E-RECHNUNG

Immer mehr Unternehmen und Selbstständige stellen ihre Rechnungen auf elektronische Formate um. Auch wir versenden unsere Rechnungen künftig als sogenannte XRechnung.

Das klingt zunächst komplizierter, als es ist. Hier beantworten wir die häufigsten Fragen und erklären, was sich für Sie ändert.

Die elektronische Rechnungsstellung wird in Deutschland schrittweise verpflichtend. Als Unternehmen müssen wir unsere Rechnungen an Geschäftskunden ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich elektronisch ausstellen.

Damit die Umstellung für alle Beteiligten möglichst reibungslos verläuft, beginnen wir bereits vorher damit, unsere Kunden nach und nach umzustellen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das von Buchhaltungsprogrammen automatisch eingelesen und verarbeitet werden kann.

Wir verwenden dafür das Format XRechnung. Die Rechnung wird als XML-Datei bereitgestellt.
Eine gewöhnliche PDF-Datei gilt für sich genommen nicht als E-Rechnung im Sinne der aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch dann, wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen.

Für den Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus. Eine besondere Software ist dafür nicht zwingend erforderlich.

Das hängt unter anderem von Ihrem Vorjahresumsatz und Ihrer geschäftlichen Situation ab.

Grundsätzlich gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland:

  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin herkömmliche Rechnungen ausgestellt werden.
  • Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen und Selbstständige mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab dem 1. Januar 2028 endet die allgemeine Übergangsfrist auch für Unternehmen und Selbstständige mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro.

Für bestimmte Fälle gelten Ausnahmen, beispielsweise für Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatpersonen.
Wichtig: Auch wenn für Sie eine Ausnahme oder längere Übergangsfrist bei der Ausstellung gilt, müssen Sie E-Rechnungen grundsätzlich bereits empfangen können.
Wenn Sie unsicher sind, welche Regelung für Sie gilt, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

E-Rechnung ist der Oberbegriff für Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format.
XRechnung ist eines der zulässigen Formate. Es besteht aus einer XML-Datei, die für die automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen vorgesehen ist.

Ein weiteres verbreitetes Format ist ZUGFeRD. Dabei werden eine lesbare PDF-Darstellung und strukturierte Rechnungsdaten miteinander kombiniert.

Wir verwenden das Format XRechnung.

Eine XML-Datei ist in erster Linie für Computerprogramme gedacht. Wenn Sie die Datei direkt öffnen, sehen Sie technische Daten und keine Rechnung in der gewohnten Darstellung.
Das bedeutet nicht, dass die Rechnung fehlerhaft ist.

Damit Sie Ihre Rechnung trotzdem bequem lesen können, stellen wir zusätzlich eine übersichtliche Darstellung in unserem Belegportal bereit.

Öffnen Sie die E-Mail, mit der Sie Ihre Rechnung erhalten haben, und klicken Sie auf den blauen Button „Zur Rechnung“.

Darüber gelangen Sie direkt zu unserem Belegportal. Dort können Sie Ihre Rechnung in einer gut lesbaren Darstellung ansehen.


Bitte beachten Sie: Diese Darstellung dient ausschließlich der Vorschau. Die rechtsverbindliche Originalrechnung ist die XML-Datei, die Sie über den Button „E-Rechnung herunterladen“ herunterladen können.

Nein. Im Belegportal kann keine herkömmliche PDF-Rechnung erstellt oder heruntergeladen werden.

Die angezeigte Rechnung ist lediglich eine visuelle Vorschau. Zum Download steht ausschließlich die rechtsverbindliche E-Rechnung im XML-Format zur Verfügung.

Daher finden Sie im Portal auch folgenden Hinweis:
„Bitte beachten Sie, dass diese Ansicht nur zur Vorschau dient. Die rechtsverbindliche Originalrechnung erhalten Sie über den Button ‚E-Rechnung herunterladen‘.“

Ja. Über das Belegportal können Sie die angezeigte Rechnungsvorschau ausdrucken.

Bitte beachten Sie jedoch: Der Ausdruck dient lediglich Ihrer Übersicht.
Die eigentliche elektronische Originalrechnung ist die XML-Datei und muss entsprechend elektronisch aufbewahrt werden.

Unseren Servicebericht erhalten Sie bereits zusammen mit der ursprünglichen Rechnungs-E-Mail.

Zusätzlich können Sie den Servicebericht und gegebenenfalls weitere Unterlagen auch über unser Belegportal abrufen. Klicken Sie dazu in der E-Mail auf „Zur Rechnung“.

Ja. Auf Wunsch können wir Ihre Rechnungen an eine andere E-Mail-Adresse oder an mehrere Empfänger versenden, beispielsweise direkt an Ihre Buchhaltung und zusätzlich an Ihre Steuerberatung.

Sprechen Sie uns einfach an und teilen Sie uns die gewünschten E-Mail-Adressen mit.

Leiten Sie die Rechnungs-E-Mail einschließlich der XML-Datei an Ihre Steuerberatung oder Ihre Buchhaltung weiter.
Alternativ kann die XML-Datei über unser Belegportal heruntergeladen und auf dem bei Ihnen üblichen Weg übermittelt werden.

Auf Wunsch können wir Ihre Rechnungen auch direkt an eine zusätzliche E-Mail-Adresse senden.
Bitte klären Sie gegebenenfalls mit Ihrer Steuerberatung, wie elektronische Rechnungen dort bevorzugt entgegengenommen werden.

Ja. DATEV und viele weitere aktuelle Buchhaltungsprogramme können elektronische Rechnungen im Format XRechnung verarbeiten.

Wie der Import konkret funktioniert, hängt von Ihrer eingesetzten Software und Ihren individuellen Einstellungen ab.
Wenn Ihre bisherige Anwendung keine XRechnungen unterstützt, sprechen Sie bitte mit Ihrem Softwareanbieter oder Ihrer Steuerberatung.

Nicht unbedingt.

Um eine E-Rechnung zu empfangen, genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Über unser Belegportal können Sie die Rechnung außerdem ohne besondere Software lesbar anzeigen.

Für eine automatische Übernahme in die Buchhaltung benötigen Sie allerdings eine Anwendung, die das jeweilige Rechnungsformat unterstützt.

Ja. Die XML-Datei ist die eigentliche elektronische Originalrechnung und muss entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten elektronisch archiviert werden.

Eine ausgedruckte Rechnung oder die Vorschau im Belegportal reicht dafür nicht aus.
Mit der Einführung der E-Rechnung gewinnt deshalb auch das Thema E-Mail-Archivierung weiter an Bedeutung. Unternehmen und Selbstständige sollten sicherstellen, dass eingehende Rechnungen einschließlich ihrer Anhänge zuverlässig, nachvollziehbar und dauerhaft aufbewahrt werden.

Besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, wie die elektronische Archivierung in Ihrem Unternehmen organisiert werden sollte. Wenn Sie Fragen zur geeigneten Archivierungslösung haben, beraten wir Sie gerne.

Nein. Durch die Umstellung ändert sich lediglich das Rechnungsformat.

Zahlungsfristen, Bankverbindung und vereinbarte Konditionen bleiben unverändert, sofern auf der jeweiligen Rechnung nichts anderes angegeben ist.

Nein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt allein nicht die Anforderungen an eine gesetzeskonforme E-Rechnung.

Deshalb stellen wir unsere Rechnungen als XRechnung aus. Die Rechnung können Sie über unser Belegportal weiterhin bequem ansehen und ausdrucken. Eine herkömmliche PDF-Rechnung kann dort jedoch nicht erzeugt oder heruntergeladen werden.

Die rechtsverbindliche Originalrechnung erhalten Sie ausschließlich als XML-Datei.

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr E-Mail-Programm oder Ihre Sicherheitssoftware das Öffnen externer Links blockiert.

Versuchen Sie gegebenenfalls, den Link in einem anderen Browser zu öffnen.
Falls das Problem bestehen bleibt, sprechen Sie uns gerne an.

Wenn etwas unklar ist oder Sie Unterstützung beim Umgang mit unserer Rechnung benötigen, sprechen Sie uns einfach an.

Herr Erik Müller
Telefon: 02632 9459-0
E-Mail: info@karst-it.de